1、火災是能夠對檔案造成重大損失的直接隱患，而且永久性的無法挽回。密集架本身具有一定的阻燃和防火功能，但是，檔案庫房首先要做好消防安全防護措施。在開始預先建設庫房密集架時，就應當選用一些耐燃、阻燃的防火材料，嚴把質量關，不得使用不符合標準的材料，更不能使用易燃材料。同時還應當配備一些津虎力牌七弗丙烷滅火器材，以防需要時使用。不得使用規定外的電氣、電器設備，如電水壺、電爐等，有條件的單位還可以加裝消金虎力防盜報警電子監控設備。

2、防盜是防止人為因素破壞檔案的必要措施。檔案對企業是無價的，但對于某一對象也許就是廢品一堆，安裝必要的防盜設施是必不可少的。雖然密集架木身具有安全鎖，但還應當加裝其他的防盜措施，例如加裝津虎牌防盜門、防盜網等，還可安裝電子紅外監控警報裝置，避免不必要的損失。

3、檔案在保管存放中，光線的損傷也是不可忽視的。光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質素都有很大的破壞作用，降低紙張強度，所以檔案密集架應當安裝在避免日光直曬的檔案室。實在不可避免陽光直射的檔案室，可采用遮陽窗簾來防止光線照射，也應盡量避免燈光長時間直射檔案，避免檔案因紫外線輻射使紙張保存期縮短。

4、在炎熱和潮濕的環境下，檔案極其容易發生霉變。檔案一旦發生霉變，霉菌很難根除，滲透到紙張內部的莓菌還會使紙張變的脆弱變色，甚至使檔案上的字跡變的模糊不清，牢固性在數天之內降低，有的還會使檔案整體粘連，無法識別，因此，檔案庫房密集架應安裝放置的在盡量通風的檔案室。檔案若已經發生霉變，可用軟刷或干布尷取福爾馬林、酒精輕輕擦去霉菌，然后自然晾干。如果檔案室密集架建在沿海或水域周邊的單位，還可配備金虎力除濕機，或者在津虎牌密集架內放置干燥劑，并定期檢查更換，保證檔案存放在有利環境之中。

5、檔案存放保管時還需要防止被蟲蛀蝕，一旦發生，輕者損壞檔案，無法復原，重者千瘡百孔，檔案損毀。防蛀的方法其實很簡單，保持檔案室內的空氣流通，清潔干燥。對新裝入的檔案，應當仔細檢查，發現有蟲蛀，需要經過殺蟲處理后方可裝入密集架檔案柜，對已經裝入檔案密集架的檔案材料，需要定期查看，分類整理，并做好相應記錄。發現蟲害，及時治理。檔案室應當定期檢查，有的單位認為只有用檔案的時候才到密集架去查找，其他時間就不去，一旦有蟲蛀、鼠害發生，追悔莫及。為了有效的防蟲和殺蟲，也可以放置一些檔案專用防蟲藥物在檔案密集架中。

6、灰塵的存在會使檔案紙張摩擦和破壞，紙張表面容易起毛使檔案的字跡模糊不清。煙塵、水泥灰塵有酸堿性，有較強的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護者，是各種霉菌的傳播者。檔案室的密集架，需要通風干燥，灰塵就難以避免，所以，保護好檔案必須做好防塵工作。要經常打掃清理檔案室，清潔檔案密集架和裝載檔案的用品，防止灰塵將檔案污染。

7、檔案存放在檔案室的密集架中，在高溫潮濕的環境下很容易生霉、長蟲。避免將庫房建在建筑房屋的頂層或西向夕曬的房間。庫房要經常監測溫度和濕度，使其變動在規定范圍內。為了使庫房的溫度和濕度在最佳范圍內，可采用自然調節和機器控制兩種辦法。自然調節主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風的辦法降溫、降濕等。機器控制則是采用電器設備，控制庫房溫濕度，如空調和抽濕機等。

8、防止檔案受到如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等的損傷。①要采用合格適當的保管檔案裝具存放檔案，一般有檔案專用的檔案庫房密集架、檔案室資料柜、手動檔案密集架、智能檔案密集架、各種規定的檔案盒等，包含裝訂的要求和擺放的規定等。②要注意在查找、借閱、外借、使用檔案的過程中，要輕拿輕放，小心維護，不能使用蠻勁來拿取或放置檔案。對已發生機械損傷或蟲蛀殘破的檔案，可采用托裱、復制的方法進行及時修復。

密集架的保養維護

對于檔案室的密集架木身也應當注意保養維護，密集架架體表面通常經過多層的防銹處理，不要用鑰匙、鐵器等尖利物品刮傷架體表面，這樣會破壞防銹層；噴塑表面嚴禁用汽油、高度酒精、松香水、香蕉水擦洗、這樣會使噴塑表面失去光澤和退色；保持導軌溝槽清潔干凈，無雜物堵塞，避免發生機械故障。

天津市虎力鐵柜有限公司是一家自主研發專業從事檔案庫房一體化建設的單位，主要產品：智能化電動密集架，智能化RFID檔案防盜管理系統，檔案資料室漏水檢測管理系統，檔案資料室恒溫恒濕檢測管理系統，檔案室視頻監控防盜報警系統，檔案室氣體滅火消防檢測管理系統，檔案室智能門禁管理系統等產品。